Karakteristik dan Bentuk Negosiasi

Oleh Akhmad Zamroni

Sumber: www.jordanlakewatersports.com

Bisnis merupakan kegiatan yang melibatkan banyak orang atau individu. Tidak selamanya orang-orang yang terlibat dalam bisnis memiliki kesamaan pandangan dan kepentingan. Tidak selalu juga semua orang yang terlibat dalam bisnis memiliki kesepakatan dalam semua hal atau persoalan.

Perbedaan (asumsi, persepsi, kepentingan, cara mengatasi masalah, dan sebagainya) akan selalu muncul dalam bisnis. Apalagi pada era globalisasi dan pasar bebas yang penuh dengan transparansi dan kesalingtergantungan seperti sekarang, perbedaan dan keberagaman merupakan hal yang wajar dalam bisnis. Kita harus siap untuk menghadapinya.

Lebih dari itu, kita harus dapat mengantisipasinya dengan siap untuk melakukan negosiasi. Negosiasi atau perundingan dapat dikatakan sebagai bagian dari metode dalam menyelesaikan perselisihan di antara pihak-pihak yang terlibat atau berkepentingan dalam bisnis. Negosiasi akan dilakukan jika di antara pihak-pihak tersebut terjadi pertentangan kepentingan, belum ada kejelasan solusi, dan ada peluang untuk saling kompromi.

Dalam pemasaran barang dan jasa, harga merupakan masalah yang paling sering menjadi bahan negosiasi. Dengan kata lain, masalah yang paling sering dinegosiasikan dalam bisnis adalah harga produk barang dan jasa. Hal-hal lain yang juga sering dinegosiasikan, antara lain, kualitas barang dan jasa, volume pembelian, tanggung jawab pembiayaan, pengambilan risiko, serta hak dan keamanan produk.

Pakar pemasaran terkemuka dunia, Philip Kotler, menyatakan bahwa negosiasi mempunyai karakteristik sebagai berikut.

1. Ada dua pihak yang terlibat.
2. Keduanya memiliki perbedaan kepentingan dalam satu atau beberapa persoalan.
3. Keduanya bergabung bersama untuk sementara waktu dalam suatu kontak yang bersifat sukarela.
4. Bentuk kegiatannya menyangkut pembagian atau pertukaran satu sumber daya atau lebih dan/atau resolusi mengenai satu masalah tidak berwujud antara pihak-pihak yang bersangkutan atau yang mereka wakili.
5. Kegiatannya meliputi presentasi permintaan atau usulan oleh salah satu pihak dan evaluasi oleh pihak lain diikuti dengan kesepakatan serta usulan balasan dan aktivitas tersebut berurutan.

Sumber: www.i0.wp.com

Dalam pada itu, Bill Scoot menyatakan, negosiasi merupakan bentuk pertemuan antara dua pihak dengan sasaran tercapainya persetujuan atau kesepakatan. Terkait dengan hal ini, negosiasi, antara lain, dilakukan oleh pihak-pihak dalam bentuk-bentuk berikut:

1. pengusaha dan bank untuk mencapai persetujuan jumlah kucuran kredit,
2. pengusaha dan pemasok bahan baku dalam pengajuan syarat penyerahan barang dan potongan harga,
3. pengusaha dan pembeli dalam persetujuan harga dan pelayanan purna jual,
4. pengusaha dan karyawan (buruh) untuk mencapai kesepakatan besarnya upah/gaji yang sesuai dengan standar kelayakan,
5. pengusaha dan pemerintah untuk menyepakati perizinan usaha yang tidak berbelit-belit dan bebas dari pungutan liar,
6. satu pengusaha dan pengusaha lain untuk menyepakati kerja sama konsorsium dalam membuat dan memasarkan produk tertentu. 

Persyaratan Menjadi Negosiator yang Andal dan Sukses

Oleh Akhmad Zamroni

Sumber: 1.bp.blogspot.com

Pentingnya peranan negosiasi dalam bisnis menyebabkan para negosiator mendapat tempat yang penting dalam jajaran manajemen. Untuk menyukseskan negosiasi-negosiasinya dengan pihak eksternal, perusahaan memerlukan kehadiran para negosiator yang terampil dan tangguh. Tidak sembarang orang atau karyawan dapat menjadi negosiator yang baik sehingga banyak perusahaan besar yang melakukan seleksi atau perekrutan khusus untuk mendapatkan negosiator guna menyukseskan program-program negosiasinya.

Untuk menjadi negosiator yang andal, tangguh, unggul, dan sukses, diperlukan persyaratan yang tidak ringan. Persyaratan yang harus dipenuhi setidaknya meliputi kondisi atau kemampuan fisik, kepribadian dan karakter, serta pengetahuan (wawasan). Negosiator yang memenuhi ketiga persyaratan ini akan mampu menjalankan tugasnya dengan baik sehingga akan menguntungkan perusahaan.

A.   Kemampuan yang Terkait dengan Aspek Fisik

Fisik menjadi modal utama seorang negosiator. Negosiator harus mampu memanfaatkan dan mendayagunakan potensi fisiknya secara optimal agar negosiasi yang dilakukannya membuahkan hasil seperti yang diharapkan. Segi-segi yang terkait dengan potensi fisik, antara lain, kecerdasan, penampilan, pengertian, perhatian, sikap supel, sikap toleran, dan rasa humor.

1.   Kecerdasan

Kecerdasan sangat menentukan keberhasilan negosiator dalam melakukan negosiasi. Seorang negosiator yang cerdas akan mudah melakukan adaptasi dengan keadaan serta mampu menganalisis situasi untuk memenangkan negosiasi. Kecerdasan negosiator juga terkait dengan kemampuan berkonsentrasi serta kecepatan dan ketepatan dalam mengambil tindakan untuk meraih keuntungan dan keunggulan posisi.

2.   Penampilan

Penampilan penting dalam negosiasi. Penampilan diri yang sopan, rapi, segar, elegan, dan percaya diri akan memancarkan wibawa di hadapan mitra negosiasi. Penampilan diri yang demikian juga akan menimbulkan respek dan kepercayaan pada mitra negosiasi sehingga sangat berguna dalam mendukung keberhasilan negosiasi.

3.   Pengertian

Rasa pengertian akan mendorong negosiator menjadi perunding yang bijaksana. Dengan sukarela, ia akan memahami kesulitan dan kendala yang dialami mitra negosiasi (pelanggan, pemasok bahan, dan sebagainya). Negosiasi yang dilakukan dengan pengertian yang mendalam juga akan menumbuhkan rasa simpati dan pengertian balik dari mitra negosiasi sehingga negosiasi akan berlangsung penuh dengan toleransi dan persahabatan.

Sumber: www.australiaherewecome.com.au

4.   Perhatian

Sikap penuh perhatian wajib dimiliki oleh seorang negosiator. Negosiasi yang dilakukan dengan perhatian penuh akan menyebabkan mitra negosiasi merasa dihargai dan dihormati sehingga hal itu akan menumbuhkan sikap yang sama pada sang mitra. Negosiasi yang berlangsung dengan saling menghargai dan menghormati akan mengurangi ketegangan dan terjadinya konflik sehingga akan menghasilkan win-win solution  yang menguntungkan kedua belah pihak.

5.   Supel

Pekerjaan seorang negosiator berhubungan dengan berbagai jenis manusia dan kepribadian. Ia dituntut untuk mampu berkomunikasi secara baik dengan banyak mitra bisnis yang memiliki berbagai karakter. Oleh sebab itu, seorang negosiator harus memiliki sifat supel, yakni pandai bergaul. Dengan sifat supel, negosiator dapat menjalankan tugas negosiasinya dengan ramah, simpatik, tanpa membeda-bedakan status dan kelas sosial mitra negosiasi, serta mampu memainkan peran-peran yang fleksibel dalam negosiasi.

6.   Rasa Humor

Berdasarkan pengalaman empirik, rasa humor (sense of humour) dapat mengurangi ketegangan dan tekanan (stress). Negosiasi yang dilakukan dengan materi yang berat dan penuh risiko serta dengan mitra negosiasi yang terampil dan tangguh sudah pasti akan memicu terjadinya ketegangan dan stres. Namun, rasa humor dapat menetralisasi keadaan itu. Negosiator yang memiliki selera humor tinggi akan mampu menghadapi berbagai situasi penuh ketegangan dan tekanan dengan rileks sehingga dapat melakukan negosiasi tetap dengan objektif.

B.  Kemampuan yang berhubungan dengan Aspek kepribadian dan karakter

Kepribadian (personality) dan karakter menjadi modal utama kedua seorang negosiator. Kepribadian berkaitan dengan akhlak atau moral. Negosiator yang memiliki kepribadian yang baik adalah yang mempunyai tabiat dan akhlak yang terpuji, seperti jujur, adil, toleran, dan konsekuen. Adapun karakter terkait dengan sifat-sifat khusus yang mencerminkan keluarbiasaan dan keunggulan, seperti kreatif, penuh inisiatif, penuh semangat, dan tak mudah menyerah.

1.   Jujur dan Adil

Di tengah banyaknya usaha bisnis yang dilakukan dengan trik-trik negatif dan menghalalkan segala cara, berlaku jujur dan adil memang tidak mudah. Namun, karena itulah kejujuran dan keadilan saat ini menjadi “harta” yang begitu langka dan berharga. Negosiator yang memiliki kepribadian jujur dan adil akan membangkitkan kepercayaan mitra negosiasi dan relasi terhadap perusahaan. Negosiasi yang dilakukan dengan jujur dan adil akan menyebabkan data dan informasi yang diberikan kepada mitra negosiasi, menjadi benar dan sesuai fakta, sehingga menumbuhkan dan memperkuat kepercayaan terhadap perusahaan. Menumbuhkan kepercayaan (trust) mitra, relasi, dan pelanggan terhadap perusahaan merupakan pekerjaan yang sangat sulit dilakukan, dan kejujujuran dan keadila adalah kunci utama untuk mewujudkannya.

2.   Toleran

Hampir dapat dipastikan bahwa dalam banyak hal (sikap, pendirian, pandangan, kepentingan, dan sebagainya) seorang negosiator memiliki perbedaan dengan mitra negosiasinya. Dan itulah salah satu kegunaan negosiasi: menjembatani berbagai perbedaan agar tercapai kompromi dan kesepakatan. Dalam keadaan semacam itu, sikap toleran sangat dibutuhkan. Negosiator yang memiliki sikap toleran relatif akan mudah untuk menjalin kontak dengan mitra negosiasinya, terhindar dari kekakuan komunikasi, terbebas dari perselisihan berkepanjangan yang menguras energi dan waktu, serta terhindar dari kemacetan pembicaraan yang dapat menggagalkan proses negosiasi.

3.   Konsekuen

Seorang negosiator harus mampu bersikap konsekuen. Apa yang dikatakannya harus sesuai dengan yang dilakukannya. Apa yang dilaksanakannya tidak menyimpang dari keputusan yang telah dibuat. Negosiasi yang dilakukan dengan konsekuen juga akan mendatangkan kepercayaan serta menumbuhkan minat pada mitra negosiasi untuk terus berkomunikasi dan bekerja sama.

4.  Kreatif

Kreativitas penting bagi seorang negosiator. Negosiator yang kreatif tidak akan pernah kehabisan cara dan strategi dalam menjalankan misi negosiasinya. Pada saat proses negosiasi mengalami kemacetan serta terancam kebuntuan (deadlock), diperlukan sikap kreatif seorang negosiator. Negosiator yang kreatif akan terpacu untuk menemukan strategi baru dadakan untuk mengatasi kemacetan. Ketika ia telah menemukannya, ia akan mampu mengurai kemacetan dan mengembalikan jalannya negosiasi pada kelancaran untuk menuju kesuksesan.

5.   Penuh Inisiatif

Negosiator merupakan wakil perusahaan dalam menjalin hubungan dengan pihak eksternal. Perusahaan Iazimnya sudah memberinya kewenangan dan keleluasaan untuk melakukan hal-hal yang diperlukan guna menyukseskan misi negosiasinya. Oleh karena itu, negosiator harus memiliki sifat penuh prakarsa (inisiatif): ia mampu bekerja tanpa menunggu instruksi serta mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat pada saat-saat yang genting dan mendesak.

6.   Penuh Semangat dan Optimis

Bekerja tanpa semangat dan optimisme saat berhadapan dengan pihak luar akan memberikan citra buruk perusahaan di mata mitra dan kompetitor usaha. Apalagi jika hal itu muncul di tengah proses negosiasi, mudah sekali memicu terjadinya kegagalan. Itulah sebabnya, bagi seorang negosiator, bekerja dengan semangat rendah dan pesimis merupakan pantangan besar yang harus dihindari. Negosiator harus senantiasa penuh semangat dan optimis bahwa misi negosiasinya akan berhasil dan menguntungkan perusahaan.

Sumber: www.sdiplawyers.com

7.   Tak Mudah Menyerah

Tidak akan selamanya seorang negosiator mampu menjalankan tugas dengan mudah dan mulus. Suatu saat ia akan memperoleh mitra atau lawan negosiasi yang tangguh dan sulit ditaklukkan. Kecuali mitra negosiasi yang tangguh, pada saat yang lain ia juga bisa ditugaskan untuk menegosiasikan hal-hal sulit yang materinya kurang ia kuasai. Maka, sikap tak mudah menyerah harus menjadi bagian dari diri seorang negosiator. Dalam posisi sesulit apa pun, negosiator harus bersedia dan mampu berjuang sekuat tenaga sampai akhir negosiasi.

C.   Kemampuan yang Berhubungan dengan Pengetahuan /Wawasan

Topik negosiasi, sudah dapat dipastikan, akan berkisar pada banyak hal dan persoalan dari yang sederhana hingga yang kompleks dan dari yang mudah hingga yang sulit.  Untuk mengantisipasi hal ini, bekal pengetahuan atau wawasan tak bisa ditawar-tawar lagi. Seorang negosiator wajib memiliki pengetahuan atau wawasan yang luas mengenai berbagai hal.

1.   Pengetahuan Negosiasi

Menjadi negosiator tanpa mengetahui dan memahami teori dan teknik negosiasi adalah spekulasi yang harus dihindari. Kita tidak bisa menjadi negosiator dengan cara untung-untungan. Menjadi negosiator merupakan pekerjaan profesional yang keberhasilan dan kegagalannya menyangkut nasib dan masa depan perusahaan. Oleh karena itu, seorang negosiator harus memahami teori-teori dan teknik-teknik negosiasi serta kompeten dan terampil mengoperasikannya dalam praktik.

Sumber: image.slidesharecdn.com

2.   Pengetahuan Psikologi dan Kepribadian

Negosiator juga perlu mempunyai pengetahuan tentang psikologi dan kepribadian manusia. Tidak harus mendalam, tetapi setidaknya mengetahui pokok-pokok dan garis besarnya. Hal ini penting bagi negosiator karena di lapangan ia akan menghadapi banyak mitra negosiasi dengan berbagai tipe karakter, kepribadian, dan kecenderungan psikologis.

3.   Pengetahuan Umum

Negosiator juga perlu melengkapi diri dengan pengetahuan umum, seperti pengetahuan tentang bisnis dan ekonomi umum, perkembangan hukum dan politik, serta informasi seputar seni dan olahraga. Pengetahuan umum tidak jarang mencerminkan wibawa dan kredibilitas seseorang. Orang yang memiliki pengetahuan umum yang luas memancarkan kewibawaan serta membuat lawan bicara respek dan percaya. Pembicaraan ringan seputar isu-isu ekonomi dan bisnis serta perkembangan terbaru dari dunia hukum, politik, seni, dan olahraga juga kadang menjadi selingan yang  turut mewarnai proses negosiasi dan menjadi pintu masuk ke pembicaraan inti negosiasi.

Teknik-Teknik Dasar Negosiasi

Oleh Akhmad Zamroni

Sumber: www.marketingjoss.com

Menjadi  negosiator bisnis adalah pekerjaan yang membutuhkan kesabaran dan ketepatan waktu dalam bertindak. Seorang negosiator dituntut untuk mengetaui saat yang tepat untuk menunggu, menerima, mendengarkan, dan menekan mitra atau lawan negosiasi. Teknik bernegosiasi bukan hanya dapat digunakan untuk menerima dan menyudutkan, melainkan juga untuk melakukan bela diri ketika terdesak.

Negosiasi termasuk aktivitas yang unik. Di dalamnya ada unsur sains, strategi, dan teknik. Teknik-teknik negosiasi akan memperlihatkan kepada kita bagaimana cara menempuh jalan bekerja sama daripada melakukan konfrontasi dan bersaing dengan mitra negosiasi untuk mendapatkan hasil yang baik bagi kedua belah pihak (negosiator dan calon pembeli).

Negosiator dan perusahaan yang diwakilinya pasti menghendaki proses negosiasi yang dilakukannya akan berjalan efektif, efisien, dan menguntungkan. Namun, untuk mewujudkan hal itu dibutuhkan beberapa persyaratan. Setidaknya ada tiga kemampuan yang harus dimiliki negosiator agar negoisasi yang dilakukannya berjalan efektif, efisien, dan menguntungkan. Tiga kemampuan tersebut adalah (1) berkomunikasi dengan calon pembeli, (2) mengetahui kondisi fisik dan suasana hati calon pembeli, serta (3) memulai dan memproses jalannya negosiasi dengan cara menciptakan hubungan yang serasi dan akrab.

A.      Kemampuan Berkomunikasi

Untuk menarik calon pembeli atau mitra negosiasi, negosiator harus mampu melakukan komunikasi secara verbal dan nonverbal dengan tepat. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan bahasa (kata-kata dan kalimat) baik secara lisan maupun tertulis. Melalui komunikasi verbal, negosiator harus mampu memberikan penjelasan yang konkret dan meyakinkan sehingga calon pembeli atau mitra negosiasi paham dan tertarik.

Sumber: www.selipan.com

Adapun komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan media nonbahasa (bukan kata-kata dan kalimat), melainkan menggunakan bahasa tubuh (body language). Bahasa tubuh yang dapat diperlihatkan dalam komunikasi nonverbal, antara lain, senyuman, anggukan kepala, gelengan kepala, gerakan tangan, ekspresi wajah, nada dan kecepatan bicara, dan gerakan mata. Dalam melakukan komunikasi nonverbal ini, negosiator mesti hati-hati dan selektif agar apa yang ia maksudkan (pesan yang disampaikan) dapat ditangkap dan dipahami oleh mitra negosiasi serta tidak menimbulkan kesalahpahaman.

B.    Kemampuan Mengetahui Kondisi Fisik dan Suasana Hati

Ekspresi wajah dan penampilan tubuh seseorang mencerminkan suasana hati dan kejiwaannya. Pada kesempatan pertama bertemu dengan calon pembeli atau mitra negosiasi, negosiator harus paham dan tanggap terhadap penampilan fisik mitra negosiasinya. Perhatikan dengan saksama, apakah kondisi fisiknya tampak segar (fresh), letih, atau tak bergairah. Perhatikan pula, tatapan matanya terlihat berbinar-binar atau kosong.

Hal-hal yang terlihat pada fisik mitra negosiasi menjadi “informasi” yang berharga bagi negosiator. Semua pertanda yang muncul dari ekspresi wajah, tatapan mata, dan gestur (gerak-gerik tubuh) mitra negosiasi menunjukkan suasana batin dan jiwanya; misalnya, penampilan fisik yang tak bergairah dan tatapan mata yang kosong menunjukkan bahwa ia tengah dirudung kekecewaan atau penyesalan sehingga menjadi cenderung pesimis. Maka, semua itu menjadi petunjuk negosiator dalam menghadapi dan memperlakukan mitra negosiasinya: jurus dan strategi apa yang harus dipilih untuk mempersuasi dan menjinakkannya.

C.      Kemampuan Menciptakan Hubungan yang Harmonis dan Akrab

Dengan mengetahui suasana hati dan kejiwaan mitranya, negosiator dapat memulai kontak dengan tindakan dan kata-kata yang lebih tepat. Kontak dapat dibuka dengan percakapan ringan dan rileks seputar keadaan keluarga, kegemaran, dan liburan akhir pekan. Percakapan ringan penting sebagai pendahuluan sebelum pembahasan masuk ke materi atau permasalahan pokok.

Sumber: www.atlcounsel.com

Siapa pun yang dihadapi, percakapan ringan dan rileks dengan topik yang dekat dengan kehidupan pribadi mitra negosiasi akan membuat tahap awal negosiasi berjalan cair dan menyenangkan. Mitra akan merasa diperhatikan, dihargai, dan mendapat perlakuan yang simpatik sehingga ia juga akan tertarik untuk melakukan hal yang sama kepada mitra negosiasinya (negosiator). Jika hal itu terjadi, maka sudah dapat dipastikan proses negosiasi akan berlangsung penuh persahabatan serta harmonis dan akrab.